Workflow từ thông tin đã duyệt đến lịch hẹn cho Nha khoa

Tình huống thật

Khách inbox lúc 22h: “em muốn lấy cao răng sáng mai”. FAQ Fanpage đã có giờ làm việc, nhưng Sheet ghế thứ Sáu chưa khóa. Lễ tân hay trả “ok em qua đi” rồi sáng hết chỗ.

Trả lời nhanh: workflow này chỉ chạy khi đã có (1) FAQ bác sĩ duyệt, (2) Sheet ghế, (3) người ký. AI nối các khúc — không tạo lịch trống.

Việc có thể giao cho AI

• Đối chiếu tin khách với FAQ: giờ mở cửa, chuẩn bị trước khám, đường đến — chỉ lấy câu đã duyệt.
• Nháp tin xác nhận lịch theo ô trống trên Sheet (gắn [CẦN DUYỆT]).
• Nháp hướng dẫn theo dõi sau thủ thuật chỉ từ tờ đã bác sĩ ký — không tự viết y lệnh.
• Checklist thiếu: chưa có SĐT, chưa biết loại dịch vụ, ghế chưa khóa.

AI không đặt lịch trên phần mềm khám, không hứa “sáng mai chắc chắn có ghế”.

Dữ liệu cần chuẩn bị

1. FAQ đã duyệt (Drive) + ngày duyệt.
2. Sheet ghế theo ca.
3. Mẫu hướng dẫn sau lấy cao / nhổ răng (nếu dùng) — bản bác sĩ ký.
4. Lễ tân ca tối và bác sĩ trực FAQ.

Workflow từng bước

1. Bước 1: Khóa nguồn sự thật — FAQ + Sheet ghế ngày D; AI chỉ đọc bản đó.
2. Bước 2: Phân loại tin — lịch / giá / triệu chứng / khác. Triệu chứng → hàng bác sĩ, dừng nhánh lịch.
3. Bước 3: Nháp tin lịch — Chỉ khi Sheet còn ô; thiếu thì hỏi lại, không bịa giờ.
4. Bước 4: Lễ tân ký và gửi Zalo — Người bấm. AI không gửi.
5. Bước 5: Sau khám — hướng dẫn đã soạn — Gửi mẫu có sẵn, không thêm lời khuyên mới.
6. Bước 6: Log 14 ngày — Số lần suýt xác nhận khi ghế đỏ.

Prompt mẫu

Phân loại tin

Phân loại tin Zalo (đã xóa tên): lịch, giá, triệu chứng, khác. Nếu triệu chứng, trả “chuyển bác sĩ” và dừng. Không chẩn đoán.

Nháp xác nhận lịch

Sheet ghế: [DÁN Ô TRỐNG]. Khách muốn lấy cao răng. Viết tin xác nhận dưới 40 từ, chỉ nêu giờ có trong Sheet. [CẦN DUYỆT]

Thiếu dữ liệu

Checklist câu hỏi lễ tân khi khách chưa nói dịch vụ hoặc chưa có SĐT. Không đòi ảnh giấy tờ vào prompt.

Hướng dẫn theo dõi

Chỉ được dùng đoạn sau đây (tờ bác sĩ đã ký). Viết tin Zalo nhắc 3 ý, không thêm thuốc hay liều. [CẦN DUYỆT]

Công cụ phù hợp

Zalo, Fanpage, Google Sheet, Calendar do người cập nhật. Không POS, không tự VietQR.

AI làm gì / người duyệt gì

AI: phân loại, nháp xác nhận, nháp tin theo dõi từ mẫu có sẵn.

Người: lễ tân gửi lịch; bác sĩ duyệt nhánh triệu chứng và tờ theo dõi.

Sai lầm và rủi ro cần tránh

• Xác nhận lịch khi Sheet đỏ.
• Trộn FAQ marketing với y lệnh.
• Gửi hướng dẫn sau nhổ răng cho khách mới chỉ hỏi giá.

Triển khai: cá nhân / đội nhóm / doanh nghiệp

Phòng nhỏ: một dịch vụ (lấy cao), 14 ngày.

Đội: lễ tân / bác sĩ / CSKH tách hàng đợi.

Chuỗi: FAQ version theo chi nhánh, không một prompt chung.

Kết quả đầu ra mẫu

NK-SAT-07 · REVIEW · tin xác nhận 9h00 · Sheet còn 1 ghế · [CẦN DUYỆT]

Người duyệt: ________ | gửi / hỏi lại / chuyển bác sĩ

Từ FAQ tới ghế và tờ theo dõi

Thông tin đã duyệt nghĩa là có ngày và tên người ký trên FAQ. File Drive không ngày ký thì coi như chưa duyệt — AI không lấy câu. Sheet ghế: mỗi ô một khung 30–45 phút, ghi dịch vụ nếu đã book. Khách muốn “sáng mai bất kỳ giờ”: nháp hỏi hai khung còn trống, không hứa xen ca.

Sau lấy cao răng, tờ hướng dẫn thường là kiêng nóng/cay vài giờ — chỉ gửi đúng tờ. Sau nhổ răng, tờ khác; nhầm tờ là rủi ro chuyên môn, không phải rủi ro “AI viết chưa hay”. Lễ tân không được nhờ AI tóm tắt tờ thành “cho dễ đọc” nếu bác sĩ chưa cho phép rút gọn.

Ca tối 21h–23h: nếu bác sĩ không trực FAQ, mọi tin triệu chứng để sáng. Tin lịch vẫn có thể nháp nếu Sheet ngày mai đã khóa từ chiều. Đừng gộp hai hàng đợi. Log số tin triệu chứng bị nhầm sang nhánh lịch — đó là chỉ số dừng pilot.

Checklist vận hành 14 ngày lịch hẹn

Ngày 1 khóa FAQ có chữ ký. Ngày 2 khóa Sheet ghế tuần tới. Ngày 3 viết quy tắc phân loại triệu chứng / lịch / giá. Ngày 4–7 chạy tin giả (nội bộ) rồi tin thật ít. Ngày 8–10 thêm nhánh hướng dẫn theo dõi chỉ với dịch vụ lấy cao nếu đã có tờ. Ngày 11–14 cấm nhầm tờ nhổ răng. Ca 22h: triệu chứng để sáng; lịch chỉ khi Sheet mai đã khóa chiều.

Lễ tân mới: không xác nhận xen ca. Bác sĩ: không nhờ AI tóm tắt bệnh án. CSKH: không gửi hướng dẫn cho khách mới chỉ hỏi giá. Drive version FAQ; Sheet không xóa lịch sử ô. Zalo OA tin nháp và tin gửi tách. Đo suýt ok khi ghế đỏ, đo nhầm nhánh triệu chứng, đo gửi nhầm tờ theo dõi. Đó là cửa dừng, không phải “cảm giác nhanh hơn”.

Ghi chú thêm: khách đặt hai dịch vụ một buổi — Sheet phải có hai ô hoặc ghi chú bác sĩ, AI không gộp giờ. Hủy lịch: lễ tân mở ô, AI không xóa. Đến trễ: FAQ quy tắc, không để AI “linh động giúp”. Tờ theo dõi in sẵn tại quầy vẫn là bản gốc; tin Zalo chỉ nhắc, không thay tờ.

Nếu phòng dùng SMS: cùng nội dung đã duyệt, người bấm cổng SMS. AI không gửi SMS. Calendar màu theo bác sĩ do người tô. Báo cáo cuối tuần: số lịch nháp, số hủy, số chuyển bác sĩ — không chẩn đoán xu hướng bệnh.

Cuối 14 ngày, bác sĩ và lễ tân ngồi xem log nhầm nhánh. Nếu vẫn còn tin triệu chứng đi nhánh lịch, dừng nới quyền. Charter một trang: FAQ có chữ ký, Sheet ghế, tờ theo dõi đúng dịch vụ, người gửi Zalo có tên. Không mở SMS tự động. Không kết nối phần mềm khám cho tới khi log sạch. Khách đặt lịch hộ người nhà: hỏi SĐT người đến khám, không chẩn đoán hộ. Ca sáng thứ Hai thường kín — khóa Sheet Chủ Nhật, AI không xen ca. Đó là cửa dừng của workflow lịch hẹn.

Log sạch rồi mới nói tới phần mềm khám. Người giữ nút gửi Zalo vẫn là lễ tân có tên trên Sheet.

Khi nào nên thuê triển khai

Bạn có thể tự thử các prompt trong bài. Nếu không muốn tự mò từng công cụ, Ngân Ads có gói cài AI Agent cá nhân 499K — support kỹ thuật 7 ngày. Inbox/Zalo 0983543063 · /ai-agent-499k · /lien-he.