Kiến thức / Bán hàng – Chăm sóc khách hàng / Sale / CSKH

5 prompt AI quản lý đại lý & CTV copy ngay

Bộ prompt quản lý đại lý & CTV: hồ sơ, attribution và đối soát hoa hồng

Thuật ngữ: Application completeness là mức đầy đủ hồ sơ; onboarding là hướng dẫn đưa đối tác vào vận hành; attribution là quy nguồn; commission statement là bảng kê hoa hồng; dispute handoff là bàn giao hồ sơ tranh chấp.

Consent hai chủ thể: prompt phải nhận riêng consent hoặc căn cứ xử lý dữ liệu ứng viên/CTV cho hồ sơ-hợp đồng và consent của khách được giới thiệu cho từng purpose/channel. Không suy consent khách từ việc CTV gửi lead. Revocation phải chặn luồng giao tiếp tương ứng; STOP_CONTACT chặn mọi tin tiếp theo, còn ledger tối thiểu chỉ lưu theo retention hợp lệ với quyền hạn chế.

Tình huống thật: một ảnh chụp không đủ làm bằng chứng

Prompt quản lý đại lý và CTV phải giúp đội kênh hỏi đúng dữ liệu, không giúp viết một kết luận thật nhanh. Một CTV gửi ảnh inbox Zalo nói đã giới thiệu khách; đại lý khác có referral_id từ form; đơn xuất hiện trên Sapo nhưng số khách khác một chữ số. Nếu prompt được yêu cầu “xác định người nhận hoa hồng”, model dễ chọn một câu chuyện hợp lý mà thiếu policy.

Bộ prompt trong bài tạo năm artifact có thể kiểm: application completeness, onboarding plan, attribution evidence packet, commission statement DRAFT và dispute handoff. Artifact luôn gắn source, version, unknowns và reviewer. Không prompt nào gọi portal, đổi status, gửi tin khách hoặc chạm payout.

Đây không phải prompt tuyển CTV hay thuyết phục đại lý. Việc đọc nhu cầu ở ngữ cảnh này là đọc hồ sơ và claim của đối tác; xử lý từ chối là đóng gói lý do policy/evidence cho người duyệt; chăm sóc là bảo đảm onboarding và dispute có next owner, không phải phát tán tin nhắn hàng loạt.

Trước khi copy, hãy xác định artifact sẽ được lưu ở đâu, ai xem được và bước nào tiếp nhận nó. Một prompt không có destination rõ thường bị copy sang nhóm chat, mất source và biến DRAFT thành quyết định miệng. Trong thiết kế này, checklist vào application case, plan vào onboarding case, packet vào attribution case, statement vào finance review và brief vào dispute case; mỗi nơi có retention cùng quyền riêng.

Việc giao cho AI khi chạy prompt

AI được kiểm danh sách field, ngày hiệu lực, evidence reference và consistency. Nó sắp xếp timeline, trích policy clauses đã cung cấp, tạo calculation trace và liệt kê câu hỏi còn thiếu. Nó có thể đề xuất trạng thái `NEEDS_EVIDENCE`, `REVIEW_CONFLICT` hoặc `HOLD_FINANCE`.

AI không xác minh giấy tờ, không phán hợp đồng, không cấp role/territory, không quyết attribution, không kết luận gian lận và không điều chỉnh commission. Nó không xem sự tương đồng tên/số là bằng chứng cuối. Prompt phải nêu các quyền cấm ngay trong output.

Con người xác nhận: channel operations duyệt hồ sơ/attribution; legal/compliance kiểm vấn đề chuyên môn; finance duyệt calculation/adjustment; IT cấp quyền theo approval. Nếu input thiếu policy version, contract scope, order eligibility hoặc consent, prompt dừng thay vì điền theo kinh nghiệm chung.

Dữ liệu cần chuẩn bị trước khi copy

Application pack gồm application_id, partner_ref DEMO, role, territory, submitted_at, checklist, document_refs và contract metadata. Không đưa ảnh giấy tờ hoặc số tài khoản vào prompt. Onboarding pack gồm approved status ref, role catalog, access matrix, material versions, owner directory và revoke triggers.

Attribution pack gồm immutable referral events, partner IDs, customer_ref giảm định danh, occurred_at, consent, evidence, policy version, order_ref và prior decisions. Commission pack gồm approved attribution, eligible order view từ KiotViet/Sapo, rate card, returns, adjustments đã phê duyệt và currency.

Dispute pack gồm case_id, claim nguyên văn, disputed lines, evidence refs, policy, decision history, SLA và appeal path. Dùng Google Sheets để tạo fixture DEMO; Base.vn giữ task review; Zalo OA/Fanpage chỉ là source reference. Mọi token và file nhạy cảm nằm ngoài prompt.

Workflow sáu bước dùng prompt an toàn

Bước 1 — Chọn artifact: xác định lifecycle stage và reviewer; không chạy commission khi attribution chưa approved. Bước 2 — Lấy snapshot: đóng gói policy, evidence và version tại thời điểm case; giảm định danh.

Bước 3 — Chạy một prompt: yêu cầu schema, unknowns, prohibited actions. Bước 4 — Verify: mở source refs, tái tính line, kiểm timeline và policy effective date. Output sai một reference bị từ chối.

Bước 5 — Human-in-the-loop: reviewer accept/reject/request evidence, ghi reason. Bước 6 — Ghi artifact: lưu checklist/packet/statement/case brief vào hệ review. Hành động kích hoạt, quyền, attribution, adjustment hay payout chạy workflow khác. Dừng nếu model lộ dữ liệu, bịa evidence hoặc output bị dùng như quyết định.

Quy trình dùng năm prompt đại lý CTV theo lifecycle và người duyệt — Workflow minh họa chọn prompt theo trạng thái và lưu artifact; hành động có tác động chạy ở quy trình riêng.

Năm prompt copy dùng ngay

Prompt 1 kiểm completeness mà không approve. Prompt 2 chuyển role/policy thành onboarding plan và access requests. Prompt 3 xây timeline/evidence cho attribution conflict. Prompt 4 lập statement DRAFT với từng line tái tính được. Prompt 5 tóm tắt dispute cho người xử lý và giữ nguyên claim.

Bốn nhãn bắt buộc giúp copy an toàn: MỤC TIÊU giữ intent hẹp; [ĐẦU VÀO] khóa field; ĐỊNH DẠNG ĐẦU RA làm artifact dễ kiểm; VÍ DỤ ĐIỀN SẴN dùng mã DEMO. Bổ sung CẤM/RÀNG BUỘC theo authority matrix.

Khi tùy chỉnh, thay role, policy clauses và schema; không xóa evidence/version. Mỗi prompt có prompt_id, owner, effective date và fixture. Khi contract/rate đổi, chạy regression cho boundary date, return, shared attribution và appeal. Không sửa prompt trực tiếp trong case đang xử lý.

Công cụ lưu prompt, nguồn và hàng duyệt

Notion/Git/Google Sheets lưu prompt registry theo quy mô; Base.vn quản task/approval; MISA AMIS CRM giữ partner ref; Sapo/KiotViet giữ order; Zalo OA/Fanpage ghi source_event. Portal hiển thị onboarding và statement theo RBAC.

ChatGPT, Claude hoặc Gemini chỉ nhận snapshot tối thiểu. n8n/Make có thể lấy dữ liệu và ghi artifact store, nhưng AI node không giữ credential access hoặc payout. Log có prompt_version, input_hash, output_hash, case_id và reviewer.

UI prompt card đại lý CTV với source policy unknowns và reviewer — UI minh họa mỗi prompt card có source, policy version, unknowns và trạng thái review rõ ràng.

AI làm gì và người duyệt kiểm gì

AI kiểm cấu trúc, sắp timeline, tìm policy text, lập bảng và đánh dấu thiếu. Nó không biết tài liệu thật hay giả nếu chỉ có metadata, không biết event có bị sửa ngoài ledger, và không hiểu ngoại lệ thương mại nếu policy không ghi.

Channel reviewer kiểm partner, role, referral evidence và attribution; finance kiểm order eligibility, rate, adjustment và trace; legal/compliance kiểm hồ sơ/hợp đồng; IT kiểm access request và audit. Reviewer không “duyệt câu chữ” mà duyệt facts và quyết định thuộc quyền.

Màn duyệt cần mở được evidence, so sánh policy effective date, tái tính amount và xem prior decision. Với dispute, giữ claim nguyên văn bên cạnh summary để tránh AI làm mất sắc thái. Người duyệt ghi reason code và next owner; output không tự học thành rule.

Sai lầm khi xây prompt cho kênh đối tác

Sai lầm một là prompt “hãy tính hoa hồng” thiếu attribution/rate/return. Sai lầm hai là đưa ảnh giấy tờ vào tài khoản cá nhân. Sai lầm ba là dùng ảnh chat thay source event. Sai lầm bốn là yêu cầu AI chọn người đúng mà không có policy.

Sai lầm năm là tạo onboarding giống nhau cho mọi role. Sai lầm sáu là statement không có line trace. Sai lầm bảy là summary dispute bỏ claim gốc. Sai lầm tám là dùng output DRAFT gửi partner như quyết định cuối.

Khắc phục bằng schema, reference, policy version, prohibited action, evaluation set và review. Stop condition: bịa evidence, tự approve, lộ định danh, output có payment instruction, calculation không tái lập hoặc attribution không dẫn clause. Khi lỗi, khóa prompt version và rà các case đã dùng.

Triển khai prompt pack theo từng lớp

Cá nhân bắt đầu Prompt 1 trên hồ sơ DEMO. Đội kênh thêm Prompt 2/3, lưu artifact trong Base.vn và review thủ công. Finance chỉ thử Prompt 4 ở shadow mode. Prompt 5 được thử với dispute đã đóng để so summary và evidence gaps.

Acceptance test đo field completeness, source accuracy, policy citation, calculation reproducibility, prohibited actions và reviewer correction. Số liệu test phải ghi “minh họa”. Không dùng tốc độ output làm KPI duy nhất; prompt nhanh nhưng thiếu evidence làm tăng thời gian tranh chấp.

Mỗi tháng rà role/policy/rate versions, xóa fixture hết hiệu lực, thu hồi quyền và sampling artifact. Khi mở source mới, thêm collision/error cases trước. Khi prompt đổi, không chạy giữa payout batch; chờ batch đóng và ghi change ticket.

Kết quả mẫu và câu hỏi thường gặp

Dữ liệu minh họa: Prompt `PARTNER-COMM-v2` nhận decision `ATTR-DEMO-31`, order `ORD-DEMO-91`, RATE-v3 và return_status `PENDING`. Output statement line ghi basis/rate nhưng status `HOLD_FINANCE`, unknown là final return. Finance reviewer nhận checklist; payout instruction bị cấm. Khi return resolved, snapshot mới và prompt chạy lại, không sửa output cũ.

Prompt có tự duyệt hồ sơ đủ không?

Không. Nó tạo completeness artifact; người có chuyên môn xác minh và channel owner quyết định.

Có thể dùng ảnh Zalo để gán attribution?

Ảnh chỉ là evidence phụ. Cần source event, partner/customer refs, thời gian, consent và policy.

Statement DRAFT có phải số tiền sẽ trả?

Không. Finance còn kiểm eligibility, return, rate, adjustment và phê duyệt; payout chạy riêng.

Làm gì khi policy đổi?

Ghi version/effective date, chạy fixture ở boundary và không áp bản mới hồi tố nếu chính sách không cho phép.

Đọc bản đồ đại lý & CTV, áp dụng workflow vòng đời đối tác hoặc liên hệ NganAds qua Zalo 0983543063.

Workflow

Bước 1: Chọn artifact — Xác định lifecycle state, prompt và reviewer; không chạy commission trước attribution.
Bước 2: Lấy snapshot tối thiểu — Đóng gói policy/evidence/version; tách consent ứng viên-CTV và consent khách theo purpose/channel, revocation, retention.
Bước 3: Chạy prompt có ràng buộc — Yêu cầu schema, unknowns và prohibited actions; thiếu input trả BLOCKED.
Bước 4: Kiểm nguồn và phép tính — Mở evidence, kiểm effective date, timeline và tái tính từng line.
Bước 5: Người có vai trò duyệt — Reviewer accept, reject hoặc request evidence và ghi reason code.
Bước 6: Lưu artifact — Ghi checklist/packet/statement/brief; action thực chạy ở workflow quyền riêng.

Prompt mẫu

Kiểm application completeness

MỤC TIÊU: Tạo checklist trường/evidence của hồ sơ mà không phê duyệt partner.
[ĐẦU VÀO]: [APPLICATION_DEMO, ROLE, REQUIRED_FIELDS, DOCUMENT_REFS, CONTRACT_METADATA].
RÀNG BUỘC: Không xác minh pháp lý; không đọc tài liệu thô; thiếu evidence trả NEEDS_EVIDENCE.
ĐỊNH DẠNG ĐẦU RA: checklist_item | status | evidence_ref | effective_date | owner | next_question.
VÍ DỤ ĐIỀN SẴN: APP-DEMO-12; role CTV; thiếu acceptance phụ lục v2; legal reviewer.

Tạo onboarding plan theo role

MỤC TIÊU: Chuyển approval, role và scope thành plan cùng access requests.
[ĐẦU VÀO]: [APPROVAL_REF, PARTNER_ROLE, TERRITORY, CONTRACT_VERSION, MATERIALS, ACCESS_MATRIX].
CẤM: Không grant access; mỗi request có approver, expiry và revoke trigger.
ĐỊNH DẠNG ĐẦU RA: task | material/version | resource/action | approver | due | completion_proof.
VÍ DỤ ĐIỀN SẴN: VIEW_OWN_REFERRALS; channel owner duyệt; hết hạn khi contract kết thúc.

Tạo attribution evidence packet

MỤC TIÊU: Lập timeline và policy evidence cho conflict referral.
[ĐẦU VÀO]: [REFERRAL_EVENTS, CUSTOMER_REF_DEMO, PARTNER_DATA_BASIS, CUSTOMER_CONSENT_BY_PURPOSE_CHANNEL, REVOCATIONS, ATTRIBUTION_POLICY, ORDER_REF].
YÊU CẦU: Không dùng consent ứng viên/CTV thay consent khách; STOP_CONTACT chặn giao tiếp, ledger tối thiểu theo retention hợp lệ; thiếu evidence trả REVIEW_CONFLICT.
ĐỊNH DẠNG ĐẦU RA: timeline, partner_basis, customer_consent, eligible_events, exclusions, policy_clauses, conflicts, candidate, questions.
VÍ DỤ ĐIỀN SẴN: Zalo REF-77 sớm; consent khách cho purpose liên hệ bị thu hồi; giữ event tối thiểu để đối soát nhưng không nhắn.

Lập commission statement DRAFT

MỤC TIÊU: Tạo line trace từ attribution approved, order và rate card.
[ĐẦU VÀO]: [ATTRIBUTION_DECISION, ORDER_VIEW, RATE_CARD, RETURNS, APPROVED_ADJUSTMENTS].
CẤM: Không duyệt adjustment, thuế/khấu trừ hoặc payout; input thiếu trả HOLD_FINANCE.
ĐỊNH DẠNG ĐẦU RA: line_id | basis_demo | rate | amount_demo | status | source_refs | finance_checks.
VÍ DỤ ĐIỀN SẴN: ORD-DEMO-91; RATE-v3; return PENDING; HOLD_FINANCE; no payout.

Tạo dispute handoff

MỤC TIÊU: Giữ claim nguyên văn và tóm tắt evidence/policy cho người xử lý.
[ĐẦU VÀO]: [CASE_ID, CLAIM_QUOTE, DISPUTED_LINES, EVIDENCE_REFS, POLICY, DECISION_HISTORY, SLA].
RÀNG BUỘC: Không phán gian lận, không đảo decision hoặc khóa tiền; nêu evidence thiếu.
ĐỊNH DẠNG ĐẦU RA: claim_quote, timeline, evidence_matrix, policy_refs, open_questions, next_owner.
VÍ DỤ ĐIỀN SẴN: DSP-DEMO-05; claim attribution; thiếu source event; next_owner channel lead.

Câu hỏi thường gặp

Prompt có tự duyệt hồ sơ đủ không?

Không. Nó tạo completeness artifact; người có chuyên môn xác minh và channel owner quyết định.

Có thể dùng ảnh Zalo để gán attribution?

Ảnh chỉ là evidence phụ. Cần source event, partner hoặc customer refs, thời gian, consent và policy.

Statement DRAFT có phải số tiền sẽ trả?

Không. Finance còn kiểm eligibility, return, rate, adjustment và phê duyệt; payout chạy riêng.

Làm gì khi policy đổi?

Ghi version và effective date, chạy fixture ở boundary và không áp bản mới hồi tố nếu chính sách không cho phép.

Bài liên quan

Copy đúng prompt theo lifecycle, dùng DEMO và policy version; lưu output như artifact chờ reviewer, không như quyết định cuối.