Bốn prompt Trưởng nhóm: bốn lệnh biên bản họp nhóm

Tình huống thật

Trưởng nhóm · mốc 1 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — 21h, nhóm Zalo nội bộ còn tin chưa đọc, Google Sheet standup cột blocker trống; Trưởng nhóm mở ChatGPT hỏi “viết giúp” rồi dán thẳng — sáng hôm sau team hỏi lại vì thiếu chủ sở hữu.

Trưởng nhóm · mốc 2 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Bài này là bộ lệnh copy, không phải bài định nghĩa; Mỗi prompt gắn việc của Trưởng nhóm, không dùng chung với shop bán hàng.

Trưởng nhóm · mốc 3 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Ca tối 12h–22h: Trưởng nhóm trực Messenger; AI phân loại tiến độ/quyền/ngoài; Ngoài phạm vi để sáng.

Trưởng nhóm · mốc 4 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Ngày review KPI thứ 4: Trưởng nhóm in Sheet, tô đỏ ô thiếu ngày; AI nháp 1 recap 8 câu; cấm bịa %; Người dán lên Fanpage nội bộ.

Trưởng nhóm · mốc 5 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Bài lệnh ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh không phải bản đồ nghề; Trưởng nhóm copy đúng 4 prompt, đo số lần phải sửa sau 12 ngày.

Trưởng nhóm · mốc 6 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Đừng bắt Trưởng nhóm đổi tool; Zalo và Google Sheet đang mở sẵn; AI chỉ đọc bản sao.

Việc có thể giao cho AI

Trưởng nhóm · mốc 7 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Chỉ giao việc lặp, có mẫu, rút lại được; Việc hẹp quanh nháp và sắp xếp thông tin — không ôm điều hành thay Trưởng nhóm.

• Viết prompt tóm tắt tiến độ 8 dòng cho Trưởng nhóm, không bịa % hoàn thành.
• Viết prompt phát hiện điểm nghẽn từ 15 dòng Sheet, nêu thiếu cột.
• Viết prompt nháp phản hồi Zalo khi task trễ, gắn [CẦN DUYỆT].
• Viết prompt thiết kế 6 cột hàng đợi duyệt cho Trưởng nhóm.
• Viết prompt recap tuần: số nháp dùng được, số phải sửa — không GMV.

Trưởng nhóm · mốc 8 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Việc AI không làm: tự gửi Zalo/Fanpage, tự đổi quyền Base.vn, tự chốt KPI/lương, tự hứa deadline chắc chắn — ranh giới cứng của Trưởng nhóm.

Dữ liệu cần chuẩn bị

1. Danh sách việc lặp hàng tuần của Trưởng nhóm (ít nhất 5 dòng) trên Google Sheet.
2. 5–10 tin/biên bản mẫu đã xóa tên và SĐT.
3. Allowlist: đúng một tab Sheet «hang-doi-vatuychinh», đúng folder SOP đã duyệt — không đọc tin nhắn cá nhân.
4. Người duyệt chính/phụ: Trưởng nhóm và một người ca tối.

Trưởng nhóm · mốc 9 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Cột gợi ý: nguồn, nội dung nháp, trạng thái, người ký, ghi chú lỗi, ngày; Tách tin nháp và tin đã gửi.

Quy trình dùng bộ prompt

Trưởng nhóm · mốc 10 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Pilot 14 ngày của Trưởng nhóm (ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh); Bỏ bước nào ghi lý do trên Sheet hang-doi-vatuychinh.

1. Bước 1 — Allowlist nguồn và tool — AI chỉ đọc Sheet/folder đã duyệt. Không gửi Zalo.
2. Bước 2 — Mẫu câu và từ chối ngoài phạm vi — thiếu dữ liệu thì cần Trưởng nhóm.
3. Bước 3 — Chỉ nháp + hàng đợi 14 ngày. Ca tối cần duyệt phụ.
4. Bước 4 — Ghi số nháp dùng được / phải sửa / suýt gửi thẳng.
5. Bước 5 — Nút tắt năm phút. Không tắt được thì chưa mở quyền.
6. Bước 6 — Mở quyền hẹp khi log sạch; Trưởng nhóm vẫn bấm gửi.
7. Bước 7 — Charter một trang: việc không làm, dữ liệu cấm, người duyệt.

Prompt mẫu

Trưởng nhóm · mốc 11 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Giữ [CẦN DUYỆT] trên mọi đầu ra đụng người; Trưởng nhóm là tên trên tin đã gửi.

Tóm tắt tiến độ cho Trưởng nhóm

Trưởng nhóm · mốc 12 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Trưởng nhóm — lệnh 1 (ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh): Tóm tắt tiến độ cho Trưởng nhóm; Copy phần prompt trong hộp dữ liệu bài, thay tên việc thật, giữ [CẦN DUYỆT].

Phát hiện điểm nghẽn Sheet — Trưởng nhóm

Trưởng nhóm · mốc 13 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Trưởng nhóm — lệnh 2 (ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh): Phát hiện điểm nghẽn Sheet — Trưởng nhóm; Copy phần prompt trong hộp dữ liệu bài, thay tên việc thật, giữ [CẦN DUYỆT].

Nháp phản hồi trễ hạn cho Trưởng nhóm

Trưởng nhóm · mốc 14 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Trưởng nhóm — lệnh 3 (ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh): Nháp phản hồi trễ hạn cho Trưởng nhóm; Copy phần prompt trong hộp dữ liệu bài, thay tên việc thật, giữ [CẦN DUYỆT].

Thiết kế hàng đợi ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh

Trưởng nhóm · mốc 15 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Trưởng nhóm — lệnh 4 (ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh): Thiết kế hàng đợi ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh; Copy phần prompt trong hộp dữ liệu bài, thay tên việc thật, giữ [CẦN DUYỆT].

Công cụ phù hợp

Trưởng nhóm · mốc 16 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Ghép AI với app Trưởng nhóm đang mở: Zalo, Google Sheets, Base.vn, Fanpage, Messenger.

• Zalo — Trưởng nhóm dùng để nháp/điều phối; AI không bấm gửi.
• Google Sheets — Trưởng nhóm dùng để nháp/điều phối; AI không bấm gửi.
• Base.vn — Trưởng nhóm dùng để nháp/điều phối; AI không bấm gửi.
• Fanpage — Trưởng nhóm dùng để nháp/điều phối; AI không bấm gửi.
• Messenger — Trưởng nhóm dùng để nháp/điều phối; AI không bấm gửi.

Trưởng nhóm · mốc 17 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Thanh toán VietQR/MoMo hay vận đơn GHTK/GHN: AI không thực thi; Trưởng nhóm giữ nút.

AI làm gì / người duyệt gì

Trưởng nhóm · mốc 18 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — AI làm: nháp nội dung và checklist từ allowlist; gom câu hỏi lặp; gợi ý 3 biến thể gắn [CẦN DUYỆT].

Trưởng nhóm · mốc 19 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Người duyệt: Trưởng nhóm duyệt mọi tin đụng người hoặc tiền; quyết định mở/đóng quyền tool sau 14 ngày log; chịu tên trên tin đã gửi.

Sai lầm và rủi ro cần tránh

• Cho AI gửi thẳng Zalo hoặc Fanpage tuần đầu.
• Một lệnh chung cho mọi việc của Trưởng nhóm.
• Không ghi số nháp phải sửa.
• Nhét mật khẩu, token, PII vào prompt.
• Mở quyền ghi Base.vn trước khi có nút tắt năm phút.

Trưởng nhóm · mốc 20 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Rủi ro không phải AI thay Trưởng nhóm; Rủi ro là nháp lẫn tin thật; Hai hàng đợi riêng trên Sheet.

Triển khai: cá nhân / đội nhóm / doanh nghiệp

Trưởng nhóm · mốc 21 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Cá nhân: một việc hẹp, một Sheet, Trưởng nhóm tự duyệt 14 ngày; Zalo + Google Sheet đủ.

Trưởng nhóm · mốc 22 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Đội nhóm: thêm duyệt phụ ca tối, họp 15 phút cuối tuần.

Trưởng nhóm · mốc 23 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Doanh nghiệp: allowlist theo vai trò, không auto-send đến khi rà soát sạch.

Kết quả đầu ra mẫu

Trưởng nhóm · mốc 24 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Ví dụ minh họa cho Trưởng nhóm, không phải số cam kết.

Trưởng nhóm · mốc 25 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Nháp duyệt — Trưởng nhóm

• Chủ đề: Viết prompt tóm tắt tiến độ 8 dòng cho Trưởng nhóm, không bịa % hoàn thành.
• Tin Zalo nháp (chưa gửi) + [CẦN DUYỆT]
• Thiếu: owner hoặc cột Sheet chưa khóa.

Trưởng nhóm · mốc 26 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Người duyệt: ________ | duyệt / sửa / hủy

Checklist vận hành 14 ngày cho Trưởng nhóm

Trưởng nhóm · mốc 27 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Ngày 1 khóa FAQ/SOP một trang và Sheet tab «hang-doi-vatuychinh»; Ngày 2–3 Trưởng nhóm chạy 10 case nội bộ, chưa gửi hàng loạt; Ngày 4–7 gửi tay từng tin Zalo; Ngày 8–10 họp 15 phút xem số nháp phải sửa; Ngày 11–14 quyết định dừng / giữ / nới quyền hẹp; Không đo 'team nhanh hơn'; Đo số nháp dùng được, số suýt gửi thẳng, số lần thiếu owner.

Trưởng nhóm · mốc 28 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Ca tối: nếu Trưởng nhóm không trực, tin ngoài phạm vi để sáng; Đừng gộp hàng đợi họp và hàng đợi khách; Base.vn không thay Google Sheet làm sổ; Nút tắt: biết cách ngắt lịch/prompt trong năm phút.

Trưởng nhóm · mốc 29 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Ghi chú riêng lô này (-copy-va-tuy-chinh): Trưởng nhóm không dùng một prompt cho vừa standup vừa lương thưởng; Tách việc; Freelancer soạn prompt không được quyền gửi Fanpage; Base.vn chỉ đọc task đã phép.

Câu hỏi thường gặp

Copy prompt của Trưởng nhóm tuần đầu có được gửi thẳng Zalo không?

Trưởng nhóm · mốc 30 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Không; Prompt ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh chỉ sinh nháp; Trưởng nhóm bấm gửi sau khi đọc Sheet.

Trưởng nhóm thiếu IT thì dùng bộ prompt này thế nào?

Trưởng nhóm · mốc 31 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Dán vào ChatGPT, thay tên việc thật, giữ [CẦN DUYỆT]; Không cần Base.vn admin.

Bốn prompt ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh có dùng chung cho shop Shopee được không?

Trưởng nhóm · mốc 32 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Không; Bộ này cho Trưởng nhóm nội bộ; Shop cần bài khác.

Khi nào sửa prompt của Trưởng nhóm?

Trưởng nhóm · mốc 33 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Khi Trưởng nhóm sửa nháp ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh không giảm sau ba vòng, hoặc suýt gửi lúc Sheet đỏ.

Trưởng nhóm · mốc 34 · ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh — Hướng Trưởng nhóm (ruong-nhom-copy-va-tuy-chinh): nếu không tự nối Zalo với Google Sheet, Ngân Ads có gói cài AI Agent cá nhân 499K — support kỹ thuật 7 ngày; Inbox/Zalo 0983543063 · /lien-he · /ai-agent-499k.