Bốn prompt Quản lý quy trình: bốn lệnh SOP một trang

Tình huống thật

Quản lý quy trình · mốc 1 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Ca tối, Zalo ping checklist, Fanpage nhóm im; Quản lý quy trình thiếu một hàng đợi: nháp AI và tin đã gửi team đang chung một ô Sheet.

Quản lý quy trình · mốc 2 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Bài này là bộ lệnh copy, không phải bài định nghĩa; Mỗi prompt gắn việc của Quản lý quy trình, không dùng chung với shop bán hàng.

Quản lý quy trình · mốc 3 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Ca standup 12h: Quản lý quy trình mở Zalo trước, Sheet sau; 14 tin chưa đọc, 3 không có owner; AI chỉ được tóm 5 dòng blocker, không ping cả nhóm.

Quản lý quy trình · mốc 4 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Hàng đợi 14 nháp tồn: Quản lý quy trình xóa tin đã gửi khỏi ô nháp; Hai tab riêng.

Quản lý quy trình · mốc 5 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Bài lệnh -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh không phải bản đồ nghề; Quản lý quy trình copy đúng 4 prompt, đo số lần phải sửa sau 12 ngày.

Quản lý quy trình · mốc 6 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Hình ảnh quen: Quản lý quy trình vừa họp Zalo vừa mở Sheet, miệng trả lời Messenger; Nếu AI được gửi tin lúc đó, sai một deadline là cả nhóm đi hỏi lại.

Việc có thể giao cho AI

Quản lý quy trình · mốc 7 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Chỉ giao việc lặp, có mẫu, rút lại được; Việc hẹp quanh nháp và sắp xếp thông tin — không ôm điều hành thay Quản lý quy trình.

• Viết prompt tóm tắt tiến độ 8 dòng cho Quản lý quy trình, không bịa % hoàn thành.
• Viết prompt phát hiện điểm nghẽn từ 15 dòng Sheet, nêu thiếu cột.
• Viết prompt nháp phản hồi Zalo khi task trễ, gắn [CẦN DUYỆT].
• Viết prompt thiết kế 6 cột hàng đợi duyệt cho Quản lý quy trình.
• Viết prompt recap tuần: số nháp dùng được, số phải sửa — không GMV.

Quản lý quy trình · mốc 8 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Việc AI không làm: tự gửi Zalo/Fanpage, tự đổi quyền Base.vn, tự chốt KPI/lương, tự hứa deadline chắc chắn — ranh giới cứng của Quản lý quy trình.

Dữ liệu cần chuẩn bị

1. Danh sách việc lặp hàng tuần của Quản lý quy trình (ít nhất 5 dòng) trên Google Sheet.
2. 5–10 tin/biên bản mẫu đã xóa tên và SĐT.
3. Allowlist: đúng một tab Sheet «hang-doi-vatuychinh», đúng folder SOP đã duyệt — không đọc tin nhắn cá nhân.
4. Người duyệt chính/phụ: Quản lý quy trình và một người ca tối.

Quản lý quy trình · mốc 9 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Cột gợi ý: nguồn, nội dung nháp, trạng thái, người ký, ghi chú lỗi, ngày; Tách tin nháp và tin đã gửi.

Quy trình dùng bộ prompt

Quản lý quy trình · mốc 10 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Pilot 14 ngày của Quản lý quy trình (-quy-trinh-copy-va-tuy-chinh); Bỏ bước nào ghi lý do trên Sheet hang-doi-vatuychinh.

1. Bước 1 — Allowlist nguồn và tool — AI chỉ đọc Sheet/folder đã duyệt. Không gửi Zalo.
2. Bước 2 — Mẫu câu và từ chối ngoài phạm vi — thiếu dữ liệu thì cần Quản lý quy trình.
3. Bước 3 — Chỉ nháp + hàng đợi 14 ngày. Ca tối cần duyệt phụ.
4. Bước 4 — Ghi số nháp dùng được / phải sửa / suýt gửi thẳng.
5. Bước 5 — Nút tắt năm phút. Không tắt được thì chưa mở quyền.
6. Bước 6 — Mở quyền hẹp khi log sạch; Quản lý quy trình vẫn bấm gửi.
7. Bước 7 — Charter một trang: việc không làm, dữ liệu cấm, người duyệt.

Prompt mẫu

Quản lý quy trình · mốc 11 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Copy lệnh, thay tên người và việc thật của Quản lý quy trình; Không dán lương, mật khẩu Base.vn, tin nhắn cá nhân.

Tóm tắt tiến độ cho Quản lý quy trình

Quản lý quy trình · mốc 12 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Quản lý quy trình — lệnh 1 (-quy-trinh-copy-va-tuy-chinh): Tóm tắt tiến độ cho Quản lý quy trình; Copy phần prompt trong hộp dữ liệu bài, thay tên việc thật, giữ [CẦN DUYỆT].

Phát hiện điểm nghẽn Sheet — Quản lý quy trình

Quản lý quy trình · mốc 13 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Quản lý quy trình — lệnh 2 (-quy-trinh-copy-va-tuy-chinh): Phát hiện điểm nghẽn Sheet — Quản lý quy trình; Copy phần prompt trong hộp dữ liệu bài, thay tên việc thật, giữ [CẦN DUYỆT].

Nháp phản hồi trễ hạn cho Quản lý quy trình

Quản lý quy trình · mốc 14 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Quản lý quy trình — lệnh 3 (-quy-trinh-copy-va-tuy-chinh): Nháp phản hồi trễ hạn cho Quản lý quy trình; Copy phần prompt trong hộp dữ liệu bài, thay tên việc thật, giữ [CẦN DUYỆT].

Thiết kế hàng đợi -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh

Quản lý quy trình · mốc 15 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Quản lý quy trình — lệnh 4 (-quy-trinh-copy-va-tuy-chinh): Thiết kế hàng đợi -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh; Copy phần prompt trong hộp dữ liệu bài, thay tên việc thật, giữ [CẦN DUYỆT].

Công cụ phù hợp

Quản lý quy trình · mốc 16 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Ghép AI với app Quản lý quy trình đang mở: Zalo, Google Sheets, Base.vn, Fanpage, Messenger.

• Zalo — Quản lý quy trình dùng để nháp/điều phối; AI không bấm gửi.
• Google Sheets — Quản lý quy trình dùng để nháp/điều phối; AI không bấm gửi.
• Base.vn — Quản lý quy trình dùng để nháp/điều phối; AI không bấm gửi.
• Fanpage — Quản lý quy trình dùng để nháp/điều phối; AI không bấm gửi.
• Messenger — Quản lý quy trình dùng để nháp/điều phối; AI không bấm gửi.

Quản lý quy trình · mốc 17 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Thanh toán VietQR/MoMo hay vận đơn GHTK/GHN: AI không thực thi; Quản lý quy trình giữ nút.

AI làm gì / người duyệt gì

Quản lý quy trình · mốc 18 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — AI làm: nháp nội dung và checklist từ allowlist; gom câu hỏi lặp; gợi ý 3 biến thể gắn [CẦN DUYỆT].

Quản lý quy trình · mốc 19 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Người duyệt: Quản lý quy trình duyệt mọi tin đụng người hoặc tiền; quyết định mở/đóng quyền tool sau 14 ngày log; chịu tên trên tin đã gửi.

Sai lầm và rủi ro cần tránh

• Cho AI gửi thẳng Zalo hoặc Fanpage tuần đầu.
• Một lệnh chung cho mọi việc của Quản lý quy trình.
• Không ghi số nháp phải sửa.
• Nhét mật khẩu, token, PII vào prompt.
• Mở quyền ghi Base.vn trước khi có nút tắt năm phút.

Quản lý quy trình · mốc 20 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Rủi ro không phải AI thay Quản lý quy trình; Rủi ro là nháp lẫn tin thật; Hai hàng đợi riêng trên Sheet.

Triển khai: cá nhân / đội nhóm / doanh nghiệp

Quản lý quy trình · mốc 21 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Cá nhân: một việc hẹp, một Sheet, Quản lý quy trình tự duyệt 14 ngày; Zalo + Google Sheet đủ.

Quản lý quy trình · mốc 22 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Đội nhóm: thêm duyệt phụ ca tối, họp 15 phút cuối tuần.

Quản lý quy trình · mốc 23 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Doanh nghiệp: allowlist theo vai trò, không auto-send đến khi rà soát sạch.

Kết quả đầu ra mẫu

Quản lý quy trình · mốc 24 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Ví dụ minh họa cho Quản lý quy trình, không phải số cam kết.

Quản lý quy trình · mốc 25 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Nháp duyệt — Quản lý quy trình

• Chủ đề: Viết prompt tóm tắt tiến độ 8 dòng cho Quản lý quy trình, không bịa % hoàn thành
• Tin Zalo nháp (chưa gửi) + [CẦN DUYỆT]
• Thiếu: owner hoặc cột Sheet chưa khóa.

Quản lý quy trình · mốc 26 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Người duyệt: ________ | duyệt / sửa / hủy

Checklist vận hành 14 ngày cho Quản lý quy trình

Quản lý quy trình · mốc 27 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Ngày 1 khóa FAQ/SOP một trang và Sheet tab «hang-doi-vatuychinh»; Ngày 2–3 Quản lý quy trình chạy 10 case nội bộ, chưa gửi hàng loạt; Ngày 4–7 gửi tay từng tin Zalo; Ngày 8–10 họp 15 phút xem số nháp phải sửa; Ngày 11–14 quyết định dừng / giữ / nới quyền hẹp; Không đo 'team nhanh hơn'; Đo số nháp dùng được, số suýt gửi thẳng, số lần thiếu owner.

Quản lý quy trình · mốc 28 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Ca tối: nếu Quản lý quy trình không trực, tin ngoài phạm vi để sáng; Đừng gộp hàng đợi họp và hàng đợi khách; Messenger không thay Google Sheet làm sổ; Nút tắt: biết cách ngắt lịch/prompt trong năm phút.

Quản lý quy trình · mốc 29 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Ghi chú riêng lô này (-copy-va-tuy-chinh): Quản lý quy trình không dùng một prompt cho vừa standup vừa lương thưởng; Tách việc; Freelancer soạn prompt không được quyền gửi Fanpage; Base.vn chỉ đọc task đã phép.

Câu hỏi thường gặp

Copy prompt của Quản lý quy trình tuần đầu có được gửi thẳng Zalo không?

Quản lý quy trình · mốc 30 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Không; Prompt -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh chỉ sinh nháp; Quản lý quy trình bấm gửi sau khi đọc Sheet.

Quản lý quy trình thiếu IT thì dùng bộ prompt này thế nào?

Quản lý quy trình · mốc 31 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Dán vào ChatGPT, thay tên việc thật, giữ [CẦN DUYỆT]; Không cần Base.vn admin.

Bốn prompt -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh có dùng chung cho shop Shopee được không?

Quản lý quy trình · mốc 32 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Không; Bộ này cho Quản lý quy trình nội bộ; Shop cần bài khác.

Khi nào sửa prompt của Quản lý quy trình?

Quản lý quy trình · mốc 33 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Khi Quản lý quy trình sửa nháp -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh không giảm sau ba vòng, hoặc suýt gửi lúc Sheet đỏ.

Quản lý quy trình · mốc 34 · -quy-trinh-copy-va-tuy-chinh — Hướng Quản lý quy trình (-quy-trinh-copy-va-tuy-chinh): nếu không tự nối Zalo với Google Sheet, Ngân Ads có gói cài AI Agent cá nhân 499K — support kỹ thuật 7 ngày; Inbox/Zalo 0983543063 · /lien-he · /ai-agent-499k.